Установить график документооборота в целом, систематизации и передачи доков к авансовым отчётам в частности (раз в неделю сбор и передача сканов чеков, опционально в облачное хранилище, раз в месяц - передача оригиналов), назначить и обучить ответственного (руководителя ОП или кого-то ещё).