Уважаемые коллеги, подскажите, как у вас организован ЭДО при большом потоке документов?
Интересует не ситуация с 2–3 документами в месяц, а регулярный документооборот: примерно 80–100 исходящих документов в месяц плюс входящие, УПД, счета, договоры, несколько организаций, 1С-ЭДО.
Кто у вас отвечает за вопросы ЭДО:
— статусы документов;
— переписку с контрагентами;
— “не видим кнопку”;
— “не можем отклонить”;
— “пришлите PDF”;
— “не отображается номер договора”;
— “нужен другой формат”;
— обращение в поддержку 1С;
— настройку маршрутов/форматов/ответной подписи?
Это всё ведёт бухгалтерия?
Или есть отдельный ответственный за ЭДО/документооборот?
Или менеджеры сначала сами проверяют обращения контрагентов, а бухгалтерия подключается только по вопросам первички, УПД, НДС, корректировок и аннулирования?
Хочется понять практику коллег: где у вас проходит граница между бухгалтерией, менеджерами, ответственным за ЭДО и поддержкой 1С.
— Оlga Yusova
У нас документы для покупателей отправляет бухгалтер, который занимается только покупателями. Договора согласовывают с клиентами менеджеры и отдают на отправку в ЭДО бухгалтеру. УПД бухгалтер закрывает и отправляет сама. Если в документах что-то не так, клиенты сообщают менеджеру, а менеджер бухгалтеру, она поправляет и отправляет заново.
Входящие документы обрабатывает другой бухгалтер. Если в них что-то не так, то обращается к сотруднику, который заключал этот договор и уже тот пишет контрагенту, что нужно поправить.
Спасибо, что поделились. Я просто ввожу регламент ЭДО, т. К. мне это порядком надоело и это отнимает очень много времени от реально бухгалтерских задач. Я уже добавила в ЭДО менеджера и он сам все договоры грузит в ЭДО, готовит и отправляет на подпись МНЕ. Так же и с входяшими документами. Бухгалтер не знает пришли ли материалы на склад, поэтому ввела другого ответственного, ко орый проверяет состав накладной, утверждает и уже потом проверка бухгалтерией и подписание. Но даже в такой системе остаются моменты, которые все равно съедают время.
Понимаю. Я аутсорсер и меня возмущает ситуация, что раньше с документами работало много людей в разных отделах, а с переходом в ЭДО почему-то все решили, что теперь все это делает бухгалтер.
Так выгодно руководству, приобрели 2 программы - Контур Диадок и 1С бухгалтерия для обмена Эдо и всё, можно работать одному бухгалтеру. При том, что реализации в месяц 150-200 документов, документов от поставщиков не очень много,но договора ежемесячно, плюс отчеты никто не отменял.
Почему выгодно? Время бухгалтера стоит точно дороже, чем время офис-менеджера. И ошибки бухгалтера обходятся дороже, если бухгалтер выполняет функции делопроизводителя.
У нас потоки разделены. Нашим покупателям первичку и договоры направляет бухгалтер.
Согласованные нами расходные договоры на подпись контрагентам направляет юрист.
Все входящие документы смотрит экономист:
- если это договоры, то направляет там же ЭДО на согласование юристу. Юрист согласовывает и направляет директору на подпись
- если поставка на склад, то она сверяет со спецификацией договора и направляет кладовщику на подпись. Кладовщик подписывает и направляет на согласование экономисту, что бона отдала в оплату
-если входящие услуги, то проверяет соответсвие договору и направляет на согласование ответсвенному, а потом директору на подпись
С эцп директора, как водится работает глбух. Подписывает доки и направляет на согласование экономисту, что бы та в оплату взяла.
Весь функционал у нас бесплатный, в рамках обычно пакета документов, дополнительных расширений не покупали
Вау!!!! Спасибо Вам большое за ответ. Это то, что я и искала. Как раз это я и начинаю организовывать у нас. Значит все правильно! У нас тоже все в рамках стандартного пакета. ЭДО так и задумывалось, чтобы там работала команда ♥️
В Диадок есть функция без доплаты рассылки уведомления о входящих документах ответственным лицам. Настроила группы, к ним привязала подразделения, к подразделениям электронку ответственных.
Ответственные заходили в Диадок и согласовывали свои входящие документы. Это решало вопрос подтверждения расходов.
С эдо работают операторы 1с, менеджеры,кладовщики(загрузка,выгрузка, приемка марок,тмц и т.д.)бухгалтерия обрабатывает только упд по услугам от поставщиков, бухгалтерия не формирует первичку, она ее потом проверяет в 1с.
У нас бухгалтерия на аутсорсе, поэтому в Контур Диадок за входящими и исходящими следит Операционный отдел - это клиентские менеджеры с базовыми знаниями основ бухгалтерии. Когда им что-то непонятно, они обращаются к бухгалтеру. У них же хранятся все ЭЦП.