Коллеги добрый вечер, подскажите пожалуйста можно ли выплачивать сотруднику компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, если автомобиль не его собственность, а собственность жены?
Куплен в браке? Совместная собственность, хоть и в ПТС/СТС один супруг
Чтобы у налоговой инспекции не возникло вопросов и расходы были приняты к уменьшению налога на прибыль, а выплаты не облагались НДФЛ и взносами, выполните следующие шаги: 1. Документы от сотрудника Служебная записка от сотрудника. В ней он должен указать: Просьбу о выплате компенсации за использование в служебных целях автомобиля (марка, модель, госномер). Указание, что автомобиль принадлежит его супруге (ФИО), но находится в его фактическом пользовании, и он имеет право управлять им (можно приложить простую письменную форму согласия жены на использование авто в служебных целях — это закроет любые теоретические вопросы). Согласие на амортизационные отчисления и возмещение ГСМ. 2. Локальные акты компании Приказ руководителя. Издается на основании служебной записки. В приказе нужно указать: ФИО и должность сотрудника. Марку, модель и госномер автомобиля. Размер ежемесячной компенсации (в рублях). Совет: Для полной безопасности от НДФЛ и взносов лучше не превышать лимиты, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (для легковых авто с объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб., свыше 2000 куб. см — 1500 руб.). Если сумма выше, налоговая может попытаться обложить НДФЛ сумму превышения, если вы не докажете фактические расходы документально. Порядок возмещения расходов на ГСМ, ремонт и ТО (например, по чекам или по установленному лимиту). Сроки выплаты (обычно вместе с зарплатой). 3. Подтверждение фактического использования (САМОЕ ВАЖНОЕ ДЛЯ ФНС) Путевые листы или Журнал учета поездок (служебных разъездов). В них должны быть отражены: дата, маршрут, цель поездки, начальный и конечный пробег, подпись сотрудника и (желательно) отметка ответственного лица. Без этого налоговая снимет расходы и доначислит налоги, посчитав выплату скрытой формой оплаты труда. Копия СТС (Свидетельства о регистрации ТС) и копия водительского удостоверения сотрудника (чтобы подтвердить, что он имеет право управления данным авто). 4. Подтверждение расходов на ГСМ (если возмещаются отдельно от фиксированной компенсации) Слип-чеки или товарные чеки с АЗС, привязанные к датам и маршрутам из путевых листов. Авансовые отчеты сотрудника с приложенными чеками. 5. Отражение в учете и выплата Выплата должна проводиться отдельной строкой в расчетном листке (не как часть зарплаты или премии), с формулировкой "Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях". В бухгалтерском учете сумма отражается по дебету счетов затрат (20, 26, 44) и кредиту счета 73 ("Расчеты с персоналом по прочим операциям"). Что нужно держать в фокусе: Статус имущества (совместная собственность супругов или нет). Письменное оформление (служебная записка, приказ, допсоглашение к трудовому договору). Доказательства использования (путевые листы, чеки, авансовые отчёты). Разделение понятий (компенсация по ст. 188 ТК РФ — не аренда; если оформить аренду, налоги лягут на жену-собственника)